Mange tenker opprydning i boder, skuffer og skap når vi nevner vårrengjøring. Du bør imidlertid ta en digital vårrengjøring i bildebanken også. Bli kvitt duplikater, inaktive brukere og få god orden i alt av informasjon. Du kommer garantert ikke til å angre når arbeidet er ferdig.
Det er mange gode grunner til hvorfor det er viktig å rydde digitale filer regelmessig. Verdien for sluttbrukerne blir større ved å ha en oppdatert bildebank. Du tar også grep for å bevare personvern når du unngår å lagre persondata for brukere som ikke trenger tilgang lengre.
En annen klar fordel er at du kan frigjøre lagringsplass, samt oppdatere de filene du vil beholde med relevant informasjon. Da blir det enkelt for brukerne å finne frem til det innholdet de trenger. Synes du det høres omfattende ut? Ikke bekymre deg.
Her får du våre beste tips til å få orden i Imageshop bildebank – sånn at du enkelt kan ta deg en digital ryddesjau!
1. Slett inaktive brukere
Har du mange brukere i bildebanken som ikke har vært aktive på et par år? Eller kanskje du har tidligere kolleger som fortsatt er registrert? Da er det på tide å slette dem. Du gjør dette ved å sjekke oversikten over brukere i bildebanken. Filtrer på “Sist innlogget”, og slett de som ikke bruker Imageshop lengre.
2. Slett gamle filer
Du bidrar til bærekraftig bruk av data ved å slette filer som du ikke trenger lenger. Ifølge en artikkel på NRK.no, krever serverparker med e-poster, bilder og andre filer enormt med energi. Dersom nordmenn sletter fem eposter hver eneste dag, kunne vi ha dekket inn igjen strømforbruket til 1000 husstander per år.
Bare tenk på mye energi du kan frigi ved å slette gamle filer i bildebanken! Selv om det kanskje høres ut som en krevende oppgave, kan du gjøre arbeidet enklere ved å gå gjennom filene på en systematisk måte. Du kan for eksempel finne bilder fra flere år tilbake ved å bruke filteret for søk på årstall. Jobb deg bakover og slett filer som har «gått ut på dato».
Velg de bildene du ønsker å slette og legg dem i papirkurven. Der blir de liggende i 30 dager før de fjernes permanent. Eller du kan gå inn i papirkurven og fjerne alt som ligger der permanent når du er ferdig med ryddingen.
Finn ut mer om hvordan du sletter bilder her!
3. Bli kvitt duplikater
Er det samme bildet eller filen lastet opp flere ganger? Duplikater stjeler enormt med lagringsplass og skaper mye rot. Du trenger heldigvis ikke å bla gjennom alle filene for å finne frem til duplikater når du bruker Imageshop. Bruk duplikatsøket i administrasjonen for å ta en gjennomgang og fjerne duplikater i bildebanken.
4. Kontroller at du har samtykke
Publiserer dere personbilder? I så fall anbefaler vi at du tar en gjennomgang av samtykker med jevne mellomrom. Det er viktig å kontrollere at alle bilder som brukes eksternt har samtykke til bruk. Det gjelder bilder av egne ansatte og mennesker utenfor bedriften. I tillegg må du kunne dokumentere at du har samtykke.
Du kan søke frem hvilke bilder som mangler samtykke i administrasjonen. Deretter velger du om du vil slette de bildene eller skjule dem for andre. Du kan også bruke Imageshop til å hente inn og dokumentere samtykke i selve bildebanken.
Prosedyren er enkel. Brukeren laster opp en selfie. Systemet bruker deretter AI og ansiktsgjenkjenning til å finne frem til alle bilder av personen. Vedkommende kan nå gi sitt samtykke til hvilke bilder som kan brukes og hvordan bildene kan brukes.
Les mer om hvordan du får kontroll på samtykke her!
5. Har du filer som du ikke har lastet opp enda?
Har du filer som ligger lokalt som du enda ikke har fått lastet opp i bildebanken? Det kan være fort gjort å glemme opplasting i en travel hverdag. Du sikrer at alle kollegaene dine har tilgang og finner de nyeste bildene ved å laste dem opp nå mens du allikevel holder på. Husk å legge ved relevant informasjon slik at sluttbrukerne klarer søke dem frem etterpå.
En refresher på hvordan du laster opp bilder får du her!
6. Mangler filene viktig informasjon?
En av fordelene med Imageshop bildebank er at du kan søke opp filer og bilder på en enkel og oversiktlig måte. Du slipper å måtte bla gjennom mange bilder og lete rundt i gamle mapper. Det er imidlertid viktig at filene lagres med nøyaktig og utfyllende informasjon. Ellers kan det bli utfordrende å finne frem til de rette filene senere.
Akkurat derfor bør du sjekke om det finnes filer med manglende informasjon i bildebanken når du først er i gang med oppryddingen. Du trenger ikke å se gjennom filene enkeltvis for å gjøre dette. Bruk filter i administrasjonen for å finne filer som mangler navn, beskrivelse, fotograf eller kategorier.
Få mer detaljert gjennomgang av hvordan du finner bilder med manglende informasjon her!
Gode rutiner gjør det enklere på sikt
Du unngår ulidelige skippertak ved å ta en årlig vårrengjøring av digitale filer og bilder. Ryddige bildebanker sparer deg tid, gir deg bedre kontroll og gjør det enkelt for de som bruker bildebanken å finne frem til alt det de trenger. Stort bedre grunner til å brette opp ermene og gå i gang med den digitale ryddesjauen kan du ikke få!
