Har du fått ansvaret for bedriftens bildebank? Og nå lurer du på hvordan du kan gå seirende ut av implementasjonen? Ikke fortvil – her får du noen av våre beste tips til hvordan du skal lykkes med bedriftens bildebank!
1. Involver kolleger og medarbeidere
Nettopp. Brukerne må delta i arbeidet. Undersøk hvordan dine kolleger arbeider med bilder og video i dag og hva som er deres utfordringer. Gjennom å diskutere dette med dem får du også vite hva som er viktig for dem. Da kan du ta hensyn til det og bringe det med videre i den nye (eller gamle) løsningen. Det er ofte enklere å få noen til å akseptere noe som løser et problem enn å be dem slutte med ting som fungerer.
Ved å spørre medarbeidere om deres prosesser kan du også få dem mer involvert i bildebanken, etablere eierskap til den og skape et engasjement for å ta den i bruk. Da er det enklere å lykkes med den. Så snart bildebanken er klar for lansering, kan disse bidragsyterne gå inn som testere og superbrukere. Det vil hjelpe med å identifisere og rette feil, samt motivere disse kollegaene til å gi sin feedback.
2. Sett mål og følg opp at bildebanken blir brukt
Implementering av bildebanken må følges opp over tid for å sørge for at den gir en optimal nytten i organisasjonen. Den første tiden kan det være inspirerende å måle bruken i form av brukerinnlogginger, hvor mange opplastinger og nedlastinger som har funnet sted, hvor mange brukere som har vært logget inn og hva de typisk søker etter i bildebanken.
Kombinér harde tall med kvalitativ feedback fra superbrukere for å finne ut hva som fungerer og ikke. Med den kunnskapen kan du med opplæring og e-post oppdateringer til brukerne løse opplevde problemer og unngå at de blir frustrert og slutter å bruke bildebanken.
Med enkle målsetninger blir det lettere å definere klare oppgaver for bildebanken og ikke minst å kunne måle suksessen etter at du har investert tid og krefter i bildebankprosjektet.
3. Lag en plan for hvordan du best kan utnytte bildebanken
Så snart du vet hva du ønsker å oppnå, kan du arbeide målrettet med oppgavene som må løses, og få filene organisert på en måte som passer virksomheten din best mulig. Sett oppgavene inn i en handlingsplan med tidfestede milepæler. Involvér superbrukere og andre kolleger i arbeidet.
For å utnytte mulighetene i bildebanken best mulig, må du etablere kategorier og metadata som du trenger for raskt å finne fram til riktig innhold. Husk at bildebanken ikke kan finne bilder med dine definerte søkeord og kategorier uten at de faktisk er tatt i bruk på bildene.
I starten av bildebankprosjektet må du derfor gjøre en grunnleggende tagging av filer som samsvarer med planen du har laget. Tenk igjennom hvordan bildene benyttes og hvilke metadata som er de sentrale for å beskrive og finne frem til de rette bildene. For best mulig resultat, må du velge et passe detaljeringsnivå, som er mulig å følge opp over tid.
Med rett fremgangsmåte kan du ofte spare mye tid på operasjonen med å flytte filer inn i den nye bildebanken.
4. Gjør jobben steg for steg
Ta gjerne implementeringen av bildebanken steg for steg, slik at du ikke går løs på mer enn du rekker over. Ha fokus på de viktigste filene først og lær deg å bruke systemet, slik at du kan optimalisere best mulig og utnytte funksjonene til det fulle.
Etterhvert som du lærer hvordan du best kan tilpasse verktøyet til virksomhetens behov, kan du gjøre justeringer og forbedre, slik at bildebanken ender opp som den eneste sannhet for bedriftens digitale filer.
5. Informér om ny bildebank og gi opplæring
Opplæring og innsalg i organisasjonen er avgjørende for å sikre aksept og bruk. Selg løsningen inn til medarbeidere og forklar hvordan de skal utnytte bildebanken slik at den kan gi dem en enklere hverdag. Å lage retningslinjer for hvordan tagge og oppdatere filer er viktig for at den delen skal være enkel, og slik at bildebanken blir fylt med godt innhold. Med god tagging blir søk etter filer en lek for brukerne. Det motsatte kan kvele prosjektet.
6. Promotér bildebanken og minn brukerne på hvorfor den er super
Noen medarbeidere vil raskt begynne å bruke bildebanken regelmessig, så fremt den har godt og relevant innhold. De trenger innholdet, vet hvor de finner det og nå er enklere enn noen gang å få tak i.
Andre kolleger vil kun ha bruk for bildebanken innimellom, blant annet fordi behovet for bilder og video er mindre. For disse menneskene er det spesielt viktig å minne dem på eksistensen av bildebanken. Da sikrer du at de holder seg oppdatert og ikke glemmer ut hvordan de enkelt kan få tak i filene de trenger. Gjennom tidvise oppdateringer sikrer du høy verdiskapning fra bildebanken og at løsningen
stadig styrker sin forankring i virksomheten.
Men, selv regelmessige brukere trenger oppdateringer og tips, slik at de kan fortsette som gode brukere og ambassadører for bedriftens bildebank.
7. Eksterne brukere av bildebanken
Skal bildebanken kun benyttes internt eller skal den også betjene eksterne brukere? Også den siste gruppen må involveres i prosjektet og informeres. Med en godt tilrettelagt bildebank vil den brukes av flere, oftere og gjerne i tråd med din virksomhets målsettinger. Ta en prat med de eksterne brukerne, for eksempel journalister eller reklamebyråer. Informér dem om tilbudet og veiled dem i bruken av bildebanken. Du kan gi informasjon gjennom f.eks:
- Nyhetsbrev
- Lenke og informasjon på bedriftens hjemmeside
- Lenke og informasjon i mailsignatur
Husk at nyheter glemmes, så derfor kan de også gjenbrukes regelmessig.
Dette må du huske!
- Samle alle bedriftens bilder i bildebanken. Alle bilder på ett sted.
- Gjør det enkelt å logge inn, gjerne ved å bruke Google login, AD eller andre metoder.
- Gi bildebanken en enkel og intuitiv URL, slik at den huskes, og plassér lenker til bildebanken lett tilgjengelig, slik at kolleger finner den.
- Inkluder bildebanken i e-postsignatur, dersom den er relevant for eksterne brukere.
- Integrer bildebanken med viktige verktøy som benyttes i bedriften (f.eks. publiseringsløsning, Microsoft Office, Google Suite, mv.), slik at gevinstene tydeliggjøres og bildebanken blir en del av folks hverdag.
- Involvér bedriftens medarbeidere og informer om bildebanken.
- Vis kolleger hvordan de kan utnytte bildebanken effektivt og gi dem påminnelser om det.
- Involver stakeholders i bedriften og la dem bli ambassadører for løsningen.
- La bildebanken gjøre kolleger mer effektive!
Høst fruktene av suksessen
Når jobben er gjort ordentlig vil du merke hvor kraftig bildebanken kan være og hvor stor betydning den har for å spare tid, krefter og penger. Bildebanken er til hjelp for bedriftens interne informasjons- og markedsføringsteam og alle andre interessenter i og utenfor virksomheten.
Ved å gjøre bilder og video raskere og enklere tilgjengelig enn før, kan du skrive under på at verdiskapningen øker og at content nettopp er king også i din virksomhet.
